Za stupanje u ugovorni odnos u okviru sistema pravne pomoći, advokat mora da podnese određenu dokumentaciju, kao što je dokumentacija iz koje se vidi da ispunjava zahteve iz Direktive o braniocima i zastupnicima, potvrda da je izmirio sve poreske obaveze i uplate za socijalno osiguranje, kao i dokaz o osiguranju od profesionalne odgovornosti.
Advokat takođe mora da potpiše obavezu čuvanja tajne i izjavu da ne postoji sukob interesa.
Članovi tima
Očekuje se da branilac/zastupnik formira tim koji u svom sastavu može imati kobranioca/kozastupnika, pravne saradnike i pomoćno osoblje. Članove tima odobrava sekretar i potrebno je da ispune uslove iz Direktive o braniocima i zastupnicima i Pravilnika o pravnoj pomoći.
Prilikom sastavljanja tima zastupnika žrtava vodi se računa o interesima i pravima zastupanih žrtava.
Između pripadnika tima i sekretara ne postoji ugovorni odnos. Naknada za pravnu pomoć se isplaćuje direktno braniocu/zastupniku, koji sklapa ugovore sa članovima svog tima i sam ih isplaćuje u skladu sa određenim uslovima. Između ostalog, radni uslovi članova tima moraju biti u skladu sa zahtevima države u kojoj članovi tima pretežno obavljaju svoju dužnost.
Ugovorne obaveze
Branilac/zastupnik mora da ispunjava određene obaveze koje proističu iz ugovora sa sekretarom. Na primer, da bi mu bili refundirani troškovi, branilac/zastupnik mora da podnese evidenciju o satima rada, račune i priznanice. Na kraju svake faze postupka, branilac će biti dužan da podnese završni izveštaj za tu fazu postupka.
Branilac/zastupnik takođe mora da obavesti Službu odbrane o eventualnim isplatama koje je primio po Zakonu Kosova br. 05/L-054 ili drugim sličnim odredbama i ne sme da sklapa dogovore o podeli honorara.
Služba odbrane i Služba za učešće žrtava kontrolišu način raspolaganja sredstvima za pravnu pomoć i proveravaju da li je branilac pružio usluge u skladu sa svojim obavezama.
Zloupotrebe pravne pomoći od strane branioca/zastupnika, kao što su preuveličavanje računa ili satnica, mogu imati za posledicu tužbu za povraćaj pravne pomoći.