Për kontraktimin sipas sistemit të ndihmës juridike, mbrojtësi duhet të dorëzojë dokumentacion që provon se mbrojtësi i përmbush kriteret e Direktivës për Mbrojtësit, vërtetim që dëshmon pagimin e të gjitha tatimeve dhe kontributeve të sigurimeve shoqërore dhe vërtetim të sigurimit profesional.

Gjithashtu mbrojtësi duhet të nënshkruajë zotimin e konfidencialitetit dhe një deklaratë se nuk ka konflikt interesash.

Anëtarët e ekipit

Mbrojtësi formon një ekip ku mund të ketë bashkëmbrojtës, ndihmës juridikë dhe ndihmës administrativë. Anëtarët e ekipit të mbrojtësit miratohen nga Administratorja dhe duhet të përmbushin kriteret e përcaktuara në Direktivën për Mbrojtësit dhe Rregulloren e Ndihmës Juridike.

Në formimin e ekipit të mbrojtësit për viktimat merren parasysh interesat vetjake dhe të drejtat e viktimave të përfaqësuara.

Midis Administratores dhe anëtarëve të ekipit nuk ka lidhje kontraktuese. Honorari i ndihmës juridike i paguhet mbrojtësit që lidh kontratë me anëtarët e ekipit dhe i paguan ata në përputhje me disa kritere. Një ndër këto kritere është që kushtet e punës për anëtarët e ekipit duhet jenë të pajtueshme me kushtet e punës në shtetin ku anëtarët e ekipit kryejnë më së shumti shërbimet e tyre.

Obligimet në bazë të kontratës

Mbrojtësi duhet të përmbushë obligime të ndryshme në bazë të kontratës së vet me Administratoren. Për shembull, për kompensimin e shpenzimeve mbrojtësi duhet të dorëzojë fletët e orëve të punës, faturat dhe dëftesat. Në fund të çdo faze të procesit mbrojtësi gjithashtu duhet të dorëzojë raportin përkatës.

Mbrojtësi duhet të informojë Zyrën e Mbrojtjes edhe për pagesa që ka marrë në bazë të Ligjit të Kosovës nr. 05/L-054, ose dispozitave të ngjashme, dhe nuk lejohet të bjerë në ujdi për ndarjen e honorarit.

Zyra e Mbrojtja dhe Zyra e Pjesëmarrjes së Viktimave mbikëqyrin shpenzimin e ndihmës juridike dhe verifikojnë nëse mbrojtësi i ka kryer shërbimet në pajtim me obligimet e veta.

Shpërdorimi i ndihmës juridike prej mbrojtësit, për shembull përmes dorëzimit të faturave dhe fletëve të orëve të punës të rreme ose të zmadhuara, mund të rezultojë në rikthimin e ndihmës juridike.